Descubra tudo sobre o cálculo da folha de pagamento e as suas especificações

Cálculo da folha de pagament

Quem acha que o cálculo da folha de pagamento é um assunto restrito aos setores de Recursos Humanos está super enganado. Afinal, esse é um documento vital para os profissionais que desejam ter um controle financeiro adequado de seus pagamentos e holerites. 

Nesse sentido, entender a folha de pagamento é bem importante para saber quais são os impostos que você paga e, acima disso, prever qual será o valor que você receberá no fim do mês.

Sabendo disso, aqui neste artigo trataremos dos seguintes assuntos: 

  • O que é a folha de pagamento?
  • Como funcionam a remuneração e o salário na folha de pagamento? 
  • O que é indispensável na folha de pagamento?
  • Quais cálculos são realizados na folha de pagamento?
  • Como as férias são calculadas na folha de pagamento?
  • Como a folha de pagamento é elaborada?
  • E o décimo terceiro salário? Sai na folha?
  • Qual a importância da folha de pagamento?
  • Como calcular folha de pagamento?
  • O que é desoneração da folha de pagamento?

Desse modo, não vai ser difícil você se manter sempre bem informado sobre como calcular folha de pagamento da maneira correta. Ficou curioso para saber mais? Continue acompanhando e descubra tudo! Boa leitura!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento se trata de um documento obrigatório, regulamentado pelos artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999

Nesse sentido, ela nada mais é do que um relatório completo sobre a remuneração do funcionário, constando o seu salário, desconto, horas extras e tudo mais a que se refere o valor recebido pelos trabalhos prestados.

É importante dizer que a folha de pagamento não possui um modelo obrigatório e estabelecido por lei. Sendo assim, as empresas possuem a liberdade de escolher como organizar as informações para repassá-las aos funcionários. 

No entanto, as diretrizes estabelecem alguns dados oficiais, os quais devem estar presentes no documento. Eles servem para garantir a funcionalidade contábil, operacional e fiscal da folha, tanto para organização financeira da empresa quanto do funcionário. 

Como funcionam a remuneração e o salário na folha de pagamento?

Como citamos anteriormente, a folha de pagamento se trata de um relatório sobre os valores que o funcionário tem direito a receber pelos serviços que prestou para a empresa

Nesse sentido, a folha deve conter os valores de remuneração e também de salário. Mas você conhece a diferença entre eles? Confira abaixo:

Remuneração

Quando falamos sobre a remuneração estamos tratando diretamente de todos os valores que o funcionário deve receber da empresa. Ou seja, isso inclui: 

  • horas extras;
  • benefícios; 
  • insalubridades;
  • horas noturnas; 
  • gratificações e até mesmo comissões. 

Sendo assim, a remuneração é o conjunto de valores que será pago ao fim do mês, juntamente ao salário pré-combinado em contrato. 

Salário 

Já o salário fala diretamente do valor mensal pelo serviço, sem nenhum adicional. Em alguns casos pode-se incluir gratificações ou comissões, no entanto, somente quando elas já fazem parte do contrato de trabalho. 

Sendo assim, o salário líquido costuma apresentar um valor menor que a remuneração em geral. 

O que é indispensável na folha de pagamento?

Como comentamos anteriormente, o Estado não estabelece um modelo oficial de folha de pagamento, o qual precisa ser cumprido pelos empregadores.

No entanto, algumas informações são de exigência do governo, para que o documento tenha validade legal frente a situações judiciais. São elas:

  • dados do empregado, assim como cargo e função na empresa;
  • número de dias trabalhados durante o mês;
  • valor bruto e líquido do salário estabelecido em contrato;
  • dados da empresa empregadora, como sua razão social e CNPJ;
  • valor de horas extras ou adiantamentos fornecidos pela empresa;
  • todos os descontos realizados na remuneração, como FGTS, Imposto de Renda, base de cálculo INSS, colaboração para sindicatos e vales;
  • informações relacionadas a segurados, como o segurado empregado, nome de seguradas em licença maternidade e quotas de salário família. 

Quais cálculos são realizados na folha de pagamento?

Quem nunca viu o cálculo da folha de pagamento e ficou chateado ao ver quantos descontos ele possuía, não é mesmo? A diminuição de algumas porcentagens do valor salarial bruto é normal e, acima de tudo, permitida por lei. 

Nesse sentido, é bastante importante compreender quais são essas porcentagens para entender e calcular o valor da sua remuneração e saber quanto realmente receberá ao final do mês.

Abaixo destacamos alguns dos principais descontos em folha e seus respectivos cálculos: 

Imposto de Renda (IRRF)

O IRRF, sigla para Imposto de Renda Retido na Fonte, se trata de uma tributação relacionada aos valores recebidos pelo colaborador. 

Nesse sentido, ele deve ser identificado, calculado e descontado já pela empresa que está realizando o pagamento ao funcionário, a qual será responsável por realizar o repasse para a Receita Federal.

O IRRF na folha de pagamento possui uma tabela para as contribuições mensais, a qual deve ser calculada, tendo em vista que o valor varia de acordo com a remuneração de cada colaborador. 

Faltas e atraso 

Em relação à política de desconto de faltas na hora de calcular a folha de pagamento, cada empresa desenvolve as suas próprias regras. No entanto, é totalmente legal descontar valores relacionados a perdas por atraso ou dias de falta sem atestado médico. 

Nesses casos, o desconto pode ocorrer pelo tempo de ausência na empresa e, caso haja algum feriado na mesma semana, a organização também possui autoridade para realizar o desconto integral sobre esse dia. 

No entanto, vale destacar que algumas empresas trabalham com a política do banco de horas, onde atrasos e faltas podem ser pagos posteriormente. 

Porém, caso o funcionário se recuse a realizar o pagamento do período em que não trabalhou, aí sim ocorre o desconto equivalente aos valores. 

Desconto de previdência (INSS)

O desconto da previdência, chamado de INSS na folha de pagamento, é regulamentado pela IN 971/2009. A sua alíquota de base de cálculo INSS pode sofrer variações de 8 a 11%, de acordo com o salário de funcionários.

Esse desconto funciona como uma espécie de poupança, tendo em vista que o valor descontado em folha é enviado diretamente para fundos de aposentadoria do funcionário.

A tributação é obrigatória para todos os profissionais que trabalham em regime CLT, trabalhador avulso, empregados domésticos e também para aqueles que trabalham de forma individual, exercendo atividade remunerada. Vale destacar que em todos esses casos o holerite INSS é indispensável.

Adiantamento 

O adiantamento também faz parte das políticas que não são obrigatórias em todas as empresas. De maneira geral, como o próprio nome indica, ele se trata de um adiantamento salarial realizado pela organização para os colaboradores que assim solicitarem. 

Nesse sentido, ele deve constar no cálculo da folha de pagamento dos meses subsequentes e, evidentemente, possui impacto no valor integral que será pago nos próximos salários dos funcionários.

Vale-transporte

Ao contrário do que muitos pensam, o vale-transporte não se trata de um benefício e sim de uma obrigação legal da empresa para com seus funcionários que fazem uso do transporte público para ir trabalhar. 

Em outras palavras, é dever da empresa custear o trajeto que seu funcionário realiza para ir ao trabalho, caso ele não possua ou não deseje utilizar seu próprio veículo. 

No entanto, as companhias possuem direito de descontar até 6% do valor do salário bruto do colaborador para ajudar no custo do transporte.

Já caso a empresa possua transporte próprio, o desconto deixa de ser legal e não pode fazer parte do cálculo da folha de pagamento. 

Vale-alimentação

Ao contrário do vale transporte, o vale alimentação não é uma obrigação legal das empresas e, por esse motivo, não precisa constar obrigatoriamente no cálculo da folha de pagamento. 

No entanto, em muitas companhias ele é oferecido como um benefício, sendo descontada apenas uma pequena porcentagem do valor do salário. 

Porém, é importante dizer que, mesmo que não existam regras para fornecimento de alimentação ou para desconto de valores, a empresa só pode aplicar uma tributação de até 20% do salário do colaborador. 

Outro ponto importante a ser ressaltado é que algumas empresas costumam aderir ao PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), tendo em vista que ele fornece deduções consideráveis no imposto de renda da companhia.

Contribuição com o sindicato

Depois da Reforma Trabalhista aprovada em 2017, a contribuição sindical, antes obrigatória, passou a ser facultativa. Isto é, o colaborador escolhe se deseja contribuir ou não com o sindicato e sua categoria de trabalho. 

Sendo assim, esse é um desconto que nem sempre aparece nas folhas, mas pode ser comum para os colaboradores que escolheram realizar a contribuição. 

Desconto de FGTS

Apesar de muitas pessoas não saberem, o FGTS é um desconto que aparece em folha, mas que não vem do salário líquido do colaborador. 

Isto é, apesar de constar nos registros de holerite, quem realiza o pagamento é a empresa e não o profissional. Nesse sentido, não é preciso se preocupar com como calcular fgts na folha de pagamento.

A cada mês de salário a companhia possui a obrigação legal de depositar para o colaborador um valor equivalente a 8% de seu salário. 

Esse valor poderá ser retirado posteriormente, caso o colaborador seja demitido da empresa ou em casos de exceção, como financiamento para casa própria. 

Vale dizer que muitas vezes o desconto de FGTS é confundido com o desconto de INSS, tendo em vista que os dois possuem porcentagens semelhantes e aparecem no cálculo da folha de pagamento. 

Como as férias são calculadas na folha de pagamento?

Quem não sonha com aqueles dias de férias depois de um longo período trabalhando, não é mesmo? 

Afinal, as férias são um verdadeiro respiro para quem tem uma rotina puxada e deseja tirar uns dias de descanso. Porém, em relação ao pagamento do valor referente a elas é preciso ter bastante atenção para não ficar no prejuízo. 

Ao trabalhar por 12 meses consecutivos, o colaborador ganha direito a tirar 30 dias de férias. Sendo assim, o valor que ele recebe é referente a 30 dias de trabalho, certo? Errado! 

Isso porque a remuneração das férias deve vir com um bônus de 30%. Isto é, o valor referente ao período se trata de um salário cheio mais 30% em cima, representando um pouco a mais do que a remuneração do colaborador durante o ano. 

Essas informações precisam obrigatoriamente constar no cálculo da folha de pagamento do mês em que o colaborador realizar o recesso. Caso elas não apareçam, é de suma importância consultar o RH da empresa para regularizar a situação. 

Como a folha de pagamento é elaborada?

Tendo em vista que não existe uma regra para criar o cálculo da folha de pagamento, a empresa pode criar as suas próprias especificidades. 

Afinal, cada empresa possui um tipo de controle financeiro, o qual é usado também na hora de elaborar os holerites para os colaboradores. 

No entanto, o setor de Recursos Humanos precisa se basear em alguns pontos na hora de elaborar o documento. São eles:

  • o salário base estabelecido para o colaborador;
  • a jornada de trabalho que o colaborador cumpre;
  • a assiduidade do colaborador durante o mês de trabalho;
  • a data pré-estabelecida para a realização do pagamento. 

A partir disso são feitos os cálculos que cabem a empresa, separando o que deve ser descontado e o que pode ser pago ao colaborador. 

Atualmente, existem diversos sistemas que podem ser contratados e que facilitam esse trabalho para o departamento pessoal.

E o décimo terceiro salário? Sai na folha?

Não há quem não passe o ano todo esperando pelo famoso décimo terceiro, não é mesmo? Afinal, esse benefício muitas vezes é o grande responsável por proporcionar um alívio financeiro, garantir a viagem do fim de ano ou acabar de vez com as contas. 

Sendo assim, é super importante saber como funciona o seu cálculo na folha de pagamento. 

O décimo terceiro comumente possui a sua própria folha, que inclusive também tem seus próprios descontos. 

Entre as porcentagens que são retiradas do décimo, as mais comuns são o Imposto de Renda (IRRF) e o INSS, que são calculadas da mesma forma para o décimo e para o pagamento mensal comum. 

Além disso, quando o funcionário é desligado da empresa ele possui direito a receber o décimo terceiro proporcional ao período trabalhado. Confira neste artigo como fazer todo o cálculo: Como pagar o décimo terceiro proporcional na rescisão?

As horas extras na folha de pagamento

Quando a empresa solicita que o funcionário realize horas extras, é de suma importância que esse período também apareça no cálculo da folha de pagamento. 

Nesse sentido, é necessário considerar o acordo da Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria a qual o colaborador pertence. Geralmente as empresas pagam 50% do valor da hora normal do funcionário quando o período extra é no sábado e 100% quando é no sábado ou domingo. 

No entanto, algumas empresas chegam a pagar até 200% do valor normal em algumas categorias e condições, sendo assim, é importante entender como funciona a política de cada companhia. 

Em qualquer um desses casos o valor deve constar na folha de forma exemplificada, com o valor bruto, descontos e valor líquido.

Desconto de pensão alimentícia na folha de pagamento

Quando um casal é separado judicialmente e, no contrato de guarda de seus filhos possui a exigência de pagamento da pensão alimentícia, existe a opção de fazer desconto direto no holerite do responsável.

Ou seja, o pagamento é realizado de forma automática, diretamente do salário mensal, realizando o desconto de pensão alimentícia na folha de pagamento. 

Essa é uma forma bastante prática e eficiente de garantir o pagamento mensal do valor combinado.  

Vale destacar que a legislação permite que esse desconto seja realizado tanto na folha do pai quanto da mãe, de acordo com o contrato de guarda estabelecido.

Qual a importância da folha de pagamento?

Como citamos anteriormente, a folha de pagamento é um documento que tem seu direito garantido por lei. Sendo assim, é obrigatório para as empresas de todos os portes o fornecerem para seus colaboradores. 

Essa obrigatoriedade acontece por diversos motivos, sendo os principais: 

Controle financeiro da empresa 

A folha de pagamento funciona para a empresa como um relatório de todos os gastos que ela tem para a manutenção de seus funcionários. 

Assim, através dela é possível obter valores exatos e calcular se o rendimento do colaborador está de acordo com os serviços prestados por ele. 

Além disso, também é importante dizer que o cálculo da folha de pagamento é uma prova que a empresa está trabalhando de forma regular, conforme é previsto por lei. 

Sendo assim, caso surja algum problema no futuro, a instituição tem como recorrer a acusação de forma bem simples, provando sua inocência e regularidade. 

Organização do funcionário 

Para ter uma organização financeira adequada, saber quanto vai receber ao fim do mês é indispensável. Por esse motivo, a folha de pagamento contendo o salário líquido é fundamental. 

Afinal, os descontos costumam funcionar de forma padrão, não se alterando entre os meses. No entanto, número de horas extras e gratificações fogem do regular, portanto, precisam sempre ser observadas para garantir que tudo está dentro dos conformes.

Quer aprender a organizar sua vida financeira e planejar os seus gastos mensais para não sofrer mais com os imprevistos? Confira este artigo! Planejamento de gastos mensais: aprenda a fazer o seu de forma eficiente

Documento para provas judiciais 

Não é cena incomum vermos funcionários processando empresas por pagamento incorreto de valores salariais. Nesse sentido, o cálculo da folha de pagamento também se prova ser essencial, tanto para um lado quanto para o outro. 

Afinal, ela é um meio da empresa mostrar que sim, pagou o que era cabível, e também para o funcionário provar que, em alguns casos, não recebeu todos os seus direitos.

Portanto, também é importante dizer que é essencial que o colaborador não jogue fora o documento depois de recebê-lo.

Como calcular folha de pagamento?

Até aqui você já conseguiu perceber que calcular folha de pagamento é importante não apenas para a empresa, mas também para os colaboradores. No entanto, tendo em vista que os descontos possuem bastante variação, muitas vezes fica difícil realizar esse cálculo de forma manual.

Nesse sentido, existem algumas calculadoras online que te ajudam a realizar esse trabalho de forma bem prática e eficiente. 

Desse modo, você consegue uma previsão do quanto receberá no fim do mês e também entende de forma mais detalhada como funcionam as tributações do seu salário. 

O que é desoneração da folha de pagamento?

Sem dúvida alguma você já ouviu falar sobre a desoneração da folha de pagamento. No entanto, esse é um tema mais relativo às empresas, tendo em vista que apresenta um benefício bem bacana no que se refere a diminuição de tributações pagas pela companhia. 

De maneira geral, ela se trata da troca da contribuição funcionária comum relativa às folhas de pagamento por uma contribuição calculada sobre a receita bruta obtida pela organização.

Ou seja, na prática, suponha que uma empresa paga 30 mil reais em suas folhas de pagamento. Nesse caso, a contribuição previdenciária de 20% desse valor resultaria em cerca de 6 mil reais. 

No entanto, caso ela comece a trabalhar com a desoneração da folha de pagamento, o valor recolhido passará a ser cerca de 1 até no máximo 4,5% de seu faturamento bruto. Esse valor, por sua vez, na maioria dos casos é bem menor do que os 6 mil reais pagos anteriormente. 

Porém, é importante dizer que a lei de desoneração da folha de pagamento está em constante transformação. Sendo assim, é necessário pesquisar e compreender se a companhia se encaixa nas diretrizes e pode participar do benefício.

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E aí, tirou as suas dúvidas sobre como funciona a folha de pagamento e os cálculos que são realizados nela? Caso ainda tenha sobrado alguma, nos siga nas nossas redes sociais Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn para continuar aprendendo todos os dias! 

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