Como o controle de ponto no home office ajuda na gestão de funcionários?

Controle de ponto no home office

Desde março de 2020, quando a OMS (Organização Mundial da Saúde) declarou o início da pandemia de COVID 19, as rotinas de trabalho foram duramente afetadas. Muitos trabalhadores precisaram ajudar suas rotinas ao home office, incluindo os times de RH, que precisaram se desdobrar para realizar a gestão dos funcionários e o controle de ponto a distância.

As jornadas de trabalho foram transformadas, e muitas dessas mudanças podem se tornar permanentes. Para acompanhar esses novos modelos de trabalho, os times de RH precisam se adequar, por isso, a Dimep, parceira do Xerpay, preparou algumas dicas sobre o assunto.

Aproveite a leitura!

Como fazer uma boa gestão com as equipes em home office?

É preciso priorizar uma comunicação próxima, clara e efetiva, sem abrir mão dos cuidados com os limites entre a vida profissional e pessoal, respeitando sempre a segurança e a saúde física e mental dos trabalhadores.

As dicas a seguir têm justamente esse objetivo, posicionando as pessoas no centro das estratégias organizacionais.

Trabalhe o senso de pertencimento

Diversos estudos sugerem que um dos fatores cruciais que diferenciam as empresas de sucesso das outras, são aqueles que oferecem aos funcionários uma sensação de pertencimento

É muito importante que cada profissional da equipe entenda o seu papel e perceba que a sua tarefa impacta os resultados da companhia.

Defina metas

Segundo estudo da Universidade de Stanford, 39% das pessoas que trabalham em casa concluem suas tarefas mais rapidamente do que aquelas que atuam em escritórios fixos. No entanto, para extrair o melhor delas, os gestores precisam estabelecer metas claras e mensuráveis para os profissionais remotos.

Com equipes remotas — em que a comunicação é mais desafiadora — é importante ter clareza sobre seus deveres e responsabilidades.

Melhore sua estratégia de comunicação interna

Se sua estratégia geral de comunicação interna não estiver ajeitada, engajar os profissionais remotos será uma missão impossível. Portanto, os gestores devem se esforçar ao máximo para priorizar as relações com os funcionários e seus esforços de engajamento. 

A realização periódica de reuniões virtuais com toda a empresa é muito importante para fazer com que todos estejam na mesma página e entendam os principais valores da empresa. Isto é ainda mais necessário para funcionários remotos que não têm a oportunidade de se comunicar.

Aposte no trabalho colaborativo

A colaboração em equipe é um dos principais fatores para maior produtividade. Por isso, muitos gestores estão tentando melhorar a maneira como as equipes remotas trabalham juntas.

Ferramentas digitais de colaboração em equipe e engajamento dos funcionários configuram um bom caminho para eliminar esse desafio enfrentado pela maioria das empresas.

Esqueça as conversas por e-mail

A comunicação 100% a distância pode distorcer o ritmo normal das conversas de trabalho Quantas vezes você escreveu um e-mail e sentiu-se preocupado: será que alguém vai lê-lo e respondê-lo? 

Os e-mails não devem ser o principal meio de comunicação com quem trabalha em home office, principalmente agora, que existem ferramentas que oferecem comunicação instantânea e segura.

Conte com um sistema de gestão de ponto

Para uma boa gestão de trabalho, seja para jornadas tradicionais nas quais o funcionário vai até à empresa, home office ou híbrida (parte da jornada em home office e parte presencial), é essencial contar com um sistema de gestão.

A DIMEP oferece uma solução completa para controle de ponto no home office, o Kairos Mobile. Com ele os colaboradores podem marcar o ponto online direto no aplicativo do smartphone. O modelo é regulamentado pela Portaria 373 do MTE (Ministério do Trabalho e Emprego).

Com o Kairos é possível customizar o dia a dia da equipe a partir de centenas de recursos. Também é possível personalizar os seus relatórios e escolher como receber as informações.

Na versão para gestores é possível ainda identificar os colaboradores que estão atrasados, ausentes ou que ultrapassaram sua jornada de trabalho ocasionando horas extras. E com um simples clique é possível realizar uma ligação para o colaborador, enviar e-mail ou mensagem, visto que o aplicativo pode ser utilizado com os demais recursos do smartphone.

Porém, além de contar com um sistema de ponto completo, é importante que a gestão de jornada aplique alguns princípios básicos para o seu bom funcionamento

  1. Elabore um manual de instruções sobre a marcação de ponto em home office e disponibilize-o de forma que o colaborador possa consultá-lo com praticidade.
  2. Abra um canal de comunicação para que os funcionários tirem dúvidas sobre a marcação de horas.
  3. Estabeleça políticas internas claras sobre a prática de horas extras e banco de horas.

 

Gostou do conteúdo? Então assine a newsletter do nosso blog e continue lendo conteúdos como este!

Confira outros artigos que você pode se interessar