Controle de tarefas: conheça as melhores ferramentas para o RH

Se organizar é o primeiro passo para alcançar resultados. Diante das inúmeras demandas e rotinas que se apresentam diariamente no ambiente de trabalho, ter um controle de tarefas é essencial.

Não ter uma visão completa do que precisa exatamente ser feito aumentam a procrastinação. Isso porque as chances de você querer fazer tudo ao mesmo tempo são muito grandes e no final você vai acabar não fazendo nada bem feito.

Um controle de tarefas permite à empresa uma gestão maior sobre os processos e sobre a equipe. Contribuindo não só na execução dos projetos, mas também no controle do tempo, garantindo maior produtividade e eficácia no trabalho diário.

Mas montar um controle de tarefas não é tarefa fácil e exige dedicação e disciplina de todos os envolvidos para que sigam à risca o que foi definido.

Neste processo a tecnologia pode ajudar com inúmeras ferramentas de gestão de tarefas e projetos que oferecem mais agilidade, eficiência e maior integração.

Quer saber quais as ferramentas mais utilizadas no controle de tarefas para otimizar seu dia e potencializar a produtividade da sua equipe? Neste artigo separamos para você as 7 ferramentas mais utilizadas no mercado.

 

As melhores ferramentas para controle de tarefas

O controle de tarefas passou a ser fundamental para quem busca ter maior controle sobre o dia a dia da empresa. E não só isso, empresas que conseguem organizar seu planejamento tem um fluxo de trabalho mais eficiente e mais próximo dos bons resultados.

Conheça abaixo 7 ferramentas de gestão de trabalho (individuais e em equipe) para lhe ajudar nesse desafio:

1. Trello;
2. Asana;
3. Todoist;
4. Quire;
5. Taskboard;
6. Wunderlist;
7. Runrun.it.

Quer seguir essa rotina de controle de tarefas de forma eficaz? Vamos agora conhecer as principais funcionalidades de cada uma dessas ferramentas.

 

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas de controle de tarefas mais utilizadas no mercado. Seguindo o método kanban de gerenciamento, que tem como foco uma gestão visual, a ferramenta se destaca pelo dinamismo e pela facilidade de uso.

Visualmente ele é atraente e permite ao gestor ou a própria equipe inserir marcações coloridas para determinar a importância das tarefas em cada quadro.

É possível também fazer um controle de tarefas nele por fases do projeto, separando por: o que tem que ser feito, o que está sendo feito e finalizados.

Essa é uma ferramenta de controle de tarefas bastante usual para freelancers e empresas de pequeno e médio porte.

Vale a pena testar sua funcionalidade.

2. Asana

O Asana é descrito como o gerenciamento de trabalho baseado em equipe, que tem como foco a organização e controle de tarefas.

Lançado em 2011, essa ferramenta sempre teve como objetivo criar a integração das equipes, tendo como diferencial o chat colaborativo.

Com o Asana é possível:

• especificar prazos;
• delegar tarefas;
• anexas arquivos;
• acompanhar o status das tarefas;
• montar cronograma;
• criar agenda e etc.

A ferramenta permite também uma integração com e-mail, Google Drive, Google Agenda, entre outras integrações.

A ferramenta está disponível, além do PC, nas versões mobile para Android e IOs.  

3. Todoist

O Todoist é uma ferramenta de controle de tarefas mais usual para a gestão individual, apesar de também ser utilizado por equipes em geral. Ele possui um design simples, clássico e funcional, que em alguns momentos lembra o próprio Gmail.

Já que separa as categorias à esquerda e tarefas a direita. Um dos seus recursos mais interessantes é o “Todoist Karma”. Nele é utilizado um método de gamificação onde a cada tarefa concluída você ganha pontos e vai subindo de nível profissional na ferramenta.

Ele está disponível tanto para PCs, como para Android e IOs.

4. Quire

Com um visual básico e simples, o Quire é uma ferramenta de controle de tarefas e que assim como o Trello, se apoia no método Kanban de gerenciamento.

Isso significa que ele permite o uso de cartões como marcadores das tarefas. Nele você pode organizar as rotinas e escolher algumas cores que podem determinar a importância ou se a tarefa está sendo feita ou concluída.

Além disso, ele se organiza para que você consiga separar o projeto em subtarefas para que uma coisa seja feita de cada vez, proporcionando maior rapidez e organização.

É possível também anexar arquivos, tags para encontrar as tarefas mais facilmente e até subir projetos concluídos para a ferramenta. O Quire funciona bem como um desdobrador de ideias, mas que também permite o controle das mesmas.

Ele está disponível para PC e também para Android e IOs.

5. Taskboard

O Taskboard é um dos modelos mais simples de controle de tarefas, isso porque ele utiliza também o método kanban na sua essência.

Basta então apenas um quadro ou cartolina, algumas colunas de tarefas e inúmeros post-its que indiquem o desdobramento de cada uma delas para montá-lo.

Esse quadro de tarefas permite que toda a equipe visualize o trabalho e saiba o que precisa ser feito, quais são as prioridades e o que já foi concluído. Assim fica mais fácil medir esforços e manter a roda de trabalho girando.

Esse método de Taskboard funciona tanto para um controle de tarefas individual como em grupo, devido a sua facilidade de montagem. Mesmo sendo simples é extremamente eficaz em função do seu caráter visual e amplo sobre as tarefas a serem executadas.

 

6. Wunderlist

O Wunderlist é recomendado para um controle de tarefas mais simples. Algo como um “anotador de rotinas”.

Seu design simples permite que você descreva as atividades diárias e até ligue alertas para lhe avisar sobre a execução das mesmas no seu celular ou e-mail.

Você pode definir as tarefas por grau de importância e também prioridade. Assim fica mais fácil visualizar os projetos do dia a dia e principalmente não perder os prazos de entrega.

É possível compartilhar suas tarefas com outras pessoas e ter acesso ao aplicativo via mobile por Android ou IOs e também via PC.

7. Runrun.it

Gerenciador de tarefas e projetos. O Runrun.it se coloca como um dos destaques do mercado quando se fala em controle de tarefas. É uma ferramenta, que como ela mesmo se descreve, de menos microgestão e de mais lucratividade.

Por meio dela é possível ter uma visão ampla sobre todos os projetos. Com um dashboard extremamente funcional é possível:

• visualizar tarefas em aprovação
• visualizar tarefas atrasadas;
• visualizar prazos de entrega;
• visualizar o tempo gasto com cada tarefa por cada funcionário;
• visualizar projetos concluídos e etc.

O Run Run.it tem como foco esse gerenciamento em tempo real, onde é possível uma flexibilidade nas tomadas de decisão no controle de tarefas. Oferecendo assim uma grande integração entre as equipes, já que é possível criar uma ordem de funções, aprovações e etc. O serviço é pago, mas permite um teste grátis de 14 dias.   

A importância do controle de tarefas

Possuir um controle de tarefas, tanto individual como para a equipe, é um grande diferencial dentro da competividade de mercado. Isso porque quando a empresa se organiza tem grandes chances de aumentar a produtividade e a eficiência com que executa os projetos.

E esse controle de tarefas é importante tanto para o profissional, individualmente, controlar seu trabalho diário, como para a empresa.  

Isso porque para a organização esse controle de tarefas possibilita mensurar o tempo gasto nos projetos, prazos de entrega e possibilita maior integração entre o time.

E como você pôde perceber, é possível não só utilizar ferramentas tecnológicas no controle de tarefas, mas também algumas mais simples como o Taskboard. Ou seja, não existe a ferramenta ideal no controle de tarefas, mas sim a que melhor se adequa a sua realidade.

 

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