O que é Metodologia 5s? Quais as suas vantagens? Como implementar?

Metodologia 5s

Manter o local de trabalho em ordem e ter uma rotina sempre organizada, com várias pessoas diferentes, costuma ser um grande desafio para gestores. Não é à toa, que muitas empresas realizam uma verdadeira “faxina de final de ano” para eliminar papéis e objetos desnecessários e começar o novo ciclo com mais organização. 

Sabemos que assim como papéis e objetos físicos, processos e outras tarefas cotidianas no ambiente de trabalho também exigem um cuidado maior. É importante manter um bom gerenciamento.

A organização no ambiente de trabalho reflete diretamente na produtividade e qualidade dos serviços prestados. A desordem pode provocar a perda de tempo para encontrar determinados documentos necessários, e até gerar mal-estar nos funcionários.

É neste contexto que a metodologia 5s pode ajudar. Ela consegue ajudar você e sua equipe nessa missão, mantendo não apenas o ambiente físico, mas toda a rotina corporativa em ordem.

Por meio dela, muitas empresas conseguem desenvolver processos mais fáceis para encontrar documentos e organizar agenda. Enfim, manter um ambiente de trabalho harmônico e produtivo. 

Para te ajudar a entender como a metodologia 5s funciona preparamos este post com os seguintes tópicos:

  • O que é a metodologia 5s?
  • Quais as vantagens?
  • Como implementar?

Mas, afinal, no que consiste essa metodologia 5S? É possível aplicá-la em qualquer empresa? Continue conosco para descobrir!

O que é a metodologia 5s?

A metodologia 5s é um método desenvolvido no Japão e conta com um conjunto de ferramentas capazes de auxiliar na qualidade e organização empresarial. Sua origem foi no século XX, no período pós Segunda Guerra Mundial.

Naquela época, o Japão passava por uma profunda crise econômica e, com o intuito de reestruturar o país para voltar ao cenário global, a metodologia foi criada.

Por meio dela, foi possível que a sociedade qualificasse processos para serem escalados e realizados com rapidez. Na época, a metodologia japonesa trouxe muitos benefícios ao país, pois permitiu que ele se recuperasse rapidamente da crise.

Esse método tem como pilar 5 senso da cultura japonesa, entenda melhor a seguir:

1. SEIRI (Senso de Utilização)

O primeiro “S” é referente ao uso consciente e eficiente de recursos e materiais. Ele foi muito necessário se pensarmos em um momento precário de guerra, em que recursos eram escassos.

Se trouxermos para nossa realidade, isso implica na reflexão sobre nossos hábitos e acúmulo de coisas e desperdícios. Para as empresas, é importante repensar se todos os objetos no ambiente são realmente necessários.

Esse pilar tem como foco combater as distrações, ao manter apenas o que é realmente útil, é possível estimular a concentração e produtividade de todos no ambiente.

Por isso, vale a reflexão: “ O que pode atrapalhar a produtividade na rotina dos colaboradores? O que é essencial?”

2. SEITON (Senso de Organização)

Após definir o que é realmente necessário manter, chegou o momento de organizá-los. Caso contrário, não estarão de fácil acesso para os colaboradores e o primeiro passo se torna inútil.

No ambiente corporativo, o segundo “S” implica em organizar as mesas do escritório, pastas no computador, arquivos, enfim, deixar tudo em ordem. Isso irá garantir que menos tempo seja gasto com tarefas desnecessárias.

Assim, todo o time conseguirá focar naquilo que realmente importa para os negócios.

3. SEISO (Senso de Limpeza)

Outro pilar importante na metodologia 5s é o senso de limpeza. Ele diz respeito àquilo que todos os colaboradores precisam ter. Tanto suas mesas no escritório, quanto o ambiente  e as ferramentas de trabalho devem estar limpas e arrumadas.

Com um ambiente limpo e organizado será mais fácil manter o bem-estar na hora de trabalhar, afetando, diretamente, a qualidade do trabalho. 

Se você possui dúvidas sobre como criar um ambiente de trabalho positivo e aumentar o bem-estar dos colaboradores, sugerimos a leitura deste artigo aqui. Nele, você encontrará 5 dicas para colocar em prática.

4. SEIKETSU (Senso de Padronização e Saúde)

O quarto “S” é responsável por disseminar a importância da metodologia e fazer com que os colaboradores a adotem de forma efetiva. Portanto, ele cria processos que possam garantir a aplicação dos demais “S”s.

O SEIKETSU visa a produtividade para otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores para que a metodologia seja incorporada na rotina de todos.

5. SHITSUKE (Senso de Disciplina e Autodisciplina)

Por último, o quinto “S” é voltado para os sentimentos gerados pela mudança por meio da metodologia japonesa. Ele incentiva os colaboradores a vivenciarem as sensações de transformações nos hábitos gerados. 

No entanto, sabemos que para criarmos hábitos de fato é necessário disciplina. Por isso, ele exige que cada colaborador pratique a autodisciplina e tenha paciência para sentir os efeitos da mudança.

Nas empresas, é importante marcar feedbacks para ouvir os colaboradores e trocar experiências.

Quais as vantagens dessa metodologia?

Agora que você já conhece o significado da metodologia 5s e entendeu como ela é utilizada na prática, está na hora de ver seus benefícios.

Por meio dela, as empresas conseguem resolver aspectos internos que estavam desorganizados. Assim, é possível melhorar a produtividade e qualidade das entregas de seus colaboradores.

Entre outras vantagens, o conceito 5S colabora para

Facilitar operações

Com a eliminação de excessos e melhor utilização dos recursos, é possível manter o ambiente de trabalho mais limpo e organizado. Devido a isso, as atividades da empresa ficam mais fáceis de serem executadas.

Aumentar a produtividade dos colaboradores 

A produtividade é um dos principais resultados positivos da metodologia 5s. A organização passa a contar com colaboradores mais focados nas tarefas mais importantes, sem se preocupar com processos desnecessários. 

As bases propostas pelo método tornam o local de trabalho mais favorável para que todos conquistem melhores resultados.

Tornar o ambiente de trabalho agradável e seguro

Todo colaborador precisa de se sentir seguro e confortável para desempenhar bem suas funções. Com os sensos de limpeza e organização da metodologia, é possível proporcionar esse ambiente à equipe. 

Desse modo, os colaboradores podem fazer suas tarefas sem problemas, pois isso garante a preservação da saúde deles, que executarão suas atividades sem preocupações.

Como você pode perceber, a metodologia 5S é muito ampla e pode ser aplicada em diversas situações no ambiente corporativo, inclusive, na vida pessoal.

Como implementar a metodologia em minha empresa?

Os cinco sensos da metodologia já são, praticamente, um roteiro de execução. No entanto, para ser implementada corretamente, é possível seguir alguns passos. Confira:

Criar uma comissão

Como qualquer outro método que sua organização pretenda implementar, é importante criar uma comissão. Assim, você terá um grupo de colaboradores responsáveis por garantir que a implementação ocorra de fato.

Avaliar os pontos críticos

Para iniciar o processo, é necessário identificar e listar os principais problemas e excessos que devem ser eliminados com a metodologia. Por isso, a comissão irá fazer uma análise crítica da rotina corporativa para descobrir os pontos que precisam ser melhorados.

Implementar os 5 sensos

Em seguida, será possível iniciar os cinco sensos, seguindo as ordens deles. Nessa etapa, todos os colaboradores devem ser envolvidos no processo.

Fazer reuniões de feedback periódicas

Após implementar todos os passos da metodologia, é importante acompanhar sua evolução para garantir que seja bem-sucedida. Portanto, crie uma rotina de reuniões avaliativas com os colaboradores. 

A partir de feedbacks periódicos, os colaboradores poderão refletir sobre os seus hábitos, para que o novo padrão esteja sempre presente no dia a dia.

A metodologia 5s pode ser uma excelente aliada para as empresas que estão sofrendo com baixa produtividade e erros constantes em sua rotina. Por meio dela é possível organizar não apenas o ambiente, mas gerar economia de recursos e agilidade nas entregas. Desse modo, a empresa pode se tornar mais qualificada e melhorar, na totalidade, sua imagem diante do mercado e clientes.

 

E você, já conhecia a metodologia 5s? Compartilhe com seus colegas este aprendizado nas redes sociais.

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