Ao entender o que é controle orçamentário sua empresa será capaz de organizar sua gestão financeira e seguir à risca tudo aquilo que foi previsto para a realização de um projeto em particular, e em determinado período.
Para tanto, é fundamental que o seu profissional de finanças — e toda a equipe — entenda quais são os passos determinantes para a sua realização do que é controle orçamentário como:
- previsão;
- realização;
- acompanhamento;
- revisão.
Independentemente do projeto que a sua empresa tenha em mente, saber como fazer um orçamento empresarial se faz necessário. É por meio dele que os responsáveis vão tirar a ideia do papel e executá-las.
Só que, por meio do controle orçamentário, esse trabalho vai ser realizado no prazo e, especialmente, sem extrapolar os custos previstos inicialmente.
Leia também: Diferença entre custo e despesa: quais são e sua importância
Esse é o básico para que a sua empresa invista em controle orçamentário. Mas, neste post, vamos explicar tudo sobre o assunto de maneira que você entenda a importância do controle orçamentário e também como implementá-lo.
O que é controle orçamentário?
Não basta ter uma ideia e apressar-se em implementá-la em seu negócio.
Para evitar problemas financeiros na empresa, qualquer projeto precisa passar por um planejamento e controle orçamentário.
Antes disso, vale se atentar à existência de diferentes tipos de orçamentos, já que cada um foca especificamente em um objetivo da sua organização. São eles:
- orçamento matriarcal, que consiste na divisão e segmentação dos orçamentos em cada grupo e objetivo;
- orçamento base zero, que tem em conta apenas o cumprimento de novas metas, e não o registro de atividades passadas;
- orçamento base histórica, que tem o principal objetivo de analisar os resultados passados a fim de compor previsões mais precisas;
- orçamento colaborativo, que é aquele que une e soma todos tipos de orçamentos da empresa;
- orçamento revisado, que modifica-se com o tempo, à medida que os projetos avançam.
É aí que o que é controle orçamentário ganha mais força. Ele contribui com:
- o arquivamento;
- a manutenção;
- o acompanhamento dos projetos a partir dos orçamentos previstos.
Como resultado, fica fácil garantir a sua conclusão sem que o valor seja extrapolado e contribui, significativamente, para que os próximos orçamentos sejam ainda mais precisos e funcionais.
Como elaborar o controle orçamentário da empresa?
Todo tipo de controle orçamentário deve passar por algumas etapas obrigatórias. São elas que vão fazer o trabalho fluir claramente, e com o menor número possível de riscos e imprevistos. São elas:
- previsão, que consiste em separar as projeções e os históricos de dados. Com isso, obtém-se uma visão mais completa de todo o negócio, bem como dos projetos em específico que exigem a consolidação de um orçamento para a sua realização;
- realizado, que é o planejamento financeiro empresarial sendo colocado em prática para as particularidades da empresa e as características dos projetos em questão;
- acompanhamento. Essa etapa é formulada com o acompanhamento das metas da empresa, bem como os valores estipulados. O que confere, por consequência, segurança para a conclusão do trabalho;
- revisão, que repassa todas as etapas anteriores a fim de avaliar se tudo está de acordo com o planejado.
Viu como é possível trabalhar o conceito sobre o que é controle orçamentário sem grandes empecilhos pela frente?
Mas, calma: ainda existem algumas dicas interessantes para que o trabalho seja mais eficiente.
Como realizar um trabalho eficiente de controle orçamentário?
Agora que você já sabe o que é controle orçamentário e entendeu seus conceitos básicos, resgatamos também algumas dicas que vão ajudar o seu profissional de finanças, responsável pelo projeto, a ficar ainda mais seguro em colocar tudo isso em prática.
1. Conte com o auxílio de tecnologias
Softwares de gestão podem ser de grande ajuda para garantir o controle orçamentário.
Em parte, pela facilidade de concentrar as informações em um só lugar. Mas, também, porque o sistema tende a automatizar etapas e processos que podem facilitar o trabalho dos seus profissionais.
Caso você queira inteirar-se mais sobre o assunto, temos um post especial, feito especialmente para quem deseja saber quais são as melhores ferramentas de gestão financeira! Aproveite para lê-lo assim que finalizar esta leitura 🙂
2. Digitalize os seus documentos fiscais
Por meio dessa atividade, a análise da etapa de realização fica mais simplificada e ágil.
Tudo porque aquilo que já foi feito não vai mais estar em locais diversos, espalhado por toda a empresa.
Estando em um só lugar, preferencialmente em uma plataforma de cloud computing, evita-se a papelada e voltamos ao tópico anterior, que confere mais precisão e segurança para o controle orçamentário transcorrer sem problemas.
3. Adote uma periodicidade específica
O controle orçamentário não precisa, necessariamente, seguir uma cronologia obrigatória. Entretanto, cabe à sua equipe entender o melhor momento de fazer uso da ferramenta. Ele pode ser feito, por exemplo:
- diariamente;
- semanalmente;
- mensalmente;
- trimestralmente.
Tudo vai variar, como dissemos, das características do seu negócio. Quanto mais controle você mantiver das atividades orçamentárias, melhor.
Essa é uma realidade em comum para todo tipo de empresa, independentemente do seu porte ou ramo de atuação.
Quais são as vantagens do controle orçamentário?
Para finalizarmos este artigo sobre o que é controle orçamentário, vale a pena conferir, passo a passo, quais são os grandes benefícios em adotar o modelo no dia a dia financeiro da sua organização.
E, para estimular a aplicação dessa ferramenta, veja como a sua empresa pode se beneficiar:
- desenvolve a cultura organizacional de analisar, prévia e racionalmente, todos os fatores envolvidos em um novo projeto;
- melhora o contato e a aproximação dos responsáveis pelos orçamentos, o que define um alinhamento cada vez mais uniforme de pretensões, objetivos e ações;
- melhoria nos indicadores de desempenho da empresa, já que o controle orçamentário confere total segurança para a tomada de decisão e, com isso, nada vai ser feito por instinto ou com base em palpites;
- mais apoio às decisões gerenciais.
Mas, vale destacar que o controle orçamentário não é o remédio para os problemas financeiros de uma empresa.
Ele nada mais é do que um diagnóstico preciso e uma prescrição sobre a melhor tomada de decisão.
Por isso, de nada adianta considerá-lo a salvação para os problemas e desafios que a empresa já enfrenta.
Encare-o como uma adição fundamental para um controle financeiro melhor, e os benefícios acima citados vão aparecer gradualmente.
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Controle financeiro de seus funcionários
Problemas na capacidade de seus funcionários em gerenciarem sua vida financeira também podem afetar o dia a dia da empresa gerando problemas como, por exemplo, queda na produtividade.
Existem inúmeras razões para você parar de ignorar os problemas financeiros de seus funcionários. O estresse financeiro gera:
- desmotivação;
- amplia a chance de erros (e os custos decorrentes);
- amplia o turnover, além de gerar muitos outros problemas.
Implementar novas formas de contribuir para a saúde financeira de seus colaboradores pode ajudar sua empresa a fazer uma melhor gestão financeira do negócio e assim um melhor controle orçamentário, afinal, vai reduzir surpresas como desligamentos prematuros.
Um exemplo de programa de apoio financeiros a colabradores é o Xerpay um novo produto da Xerpa, de salário on demand, que empresas de todos os setores podem oferecer como benefício corporativo aos funcionários e crescer em lealdade e produtividade.
Ele é a resposta para a pergunta: como diminuir o seu turnover, aumentar a sua produtividade e atrair mais talentos? Em consequência também reduz gastos da empresa com demissões e acordo trabalhistas.
A integração é rápida e simples. Assim que seus funcionários se cadastrarem, eles podem fazer saques imediatamente.
Fale com um especialista e descubra ainda mais ganhos que a sua empresa pode ter ao oferecer um benefício como o Xerpay.
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