Muitos profissionais ainda não sabem o que é timesheet. De maneira simples, trata-se de um modelo de organização da rotina, que mensura o tempo investido em cada atividade na empresa. Por meio da ferramenta timesheet, fica fácil mensurar a produtividade e garantir uma organização eficiente da rotina.
Nem só de produtividade e gestão de metas alcançadas vive uma empresa. A busca por mais qualidade de vida no trabalho também reside no uso otimizado do tempo, considerando que cada segundo da rotina conta — e muito.
Por isso, gostaríamos de apresentar para você, neste post, uma solução para organizar o planejamento e a execução de processos na empresa, para isso, vamos explicar o que é timesheet.
Caso o termo soe familiar, mas a sua aplicação ainda pareça distante do dia a dia dos funcionários na sua empresa, não há com o que se preocupar. Nos próximos tópicos, vamos avaliar, não apenas o que é timesheet, como também:
- as vantagens em usá-lo;
- como ele funciona na administração do tempo no trabalho.
Confira!
O que é timesheet?
Começando do básico: o termo pega emprestado duas palavras em inglês (time e sheet), o que deixa a tradução de timesheet, de maneira literal, como uma folha de horários. Ou, ainda, um quadro de horários.
O uso desse conceito sobre o que é timesheet (que combina técnicas e ferramentas) não foge do que permite deduzir da tradução acima.
Para quem vinha se perguntando o que é timesheet, trata-se de um modelo de registro do tempo investido em cada atividade realizada na empresa.
Dessa maneira, os gestores conseguem mensurar de maneira mais precisa o tempo investido em diferentes tarefas, garantindo um planejamento muito mais conveniente para todos os envolvidos.
Por que usar o modelo timesheet?
Antes da transformação digital embarcar em nossa rotina e digitalizar grande parte das nossas atividades cotidianas, o timesheet era trabalhado diretamente em folhas de papel — daí, portanto, mais uma explicação para o seu nome.
Atualmente, entretanto, planilhas digitais e softwares conferem mais agilidade na execução da ferramenta timesheet, otimizando também o tempo de planejamento de seu uso.
Então você já sabe o que é timesheet, mas ainda não adentramos na praticidade em tê-lo por perto.
Para isso, vamos a um exemplo: imagine que uma equipe de produção, na sua empresa, esteja consumindo muitos custos com horas extras. Por meio da plataforma de timesheet, os gestores conseguem precisar a média de tempo investido em cada etapa do fluxo de trabalho, compondo um número produtivo ideal por dia, semana, mês etc.
Para a gestão estratégica de pessoas, isso significa que eles sabem, exatamente, o quanto seus profissionais podem produzir — considerando também os elementos que possam atrasar o processo, como problemas no equipamento e o absenteísmo de colaboradores, entre outros fatores que interpelam uma jornada de trabalho, como:
- parada para o café;
- breve socialização com os colegas de trabalho;
- conferida nas redes sociais no ambiente de trabalho.
E serve também para que os colaboradores saibam o quanto eles podem render ou, até mesmo, superar as expectativas com base nessas metas de produtividade.
Existem outros benefícios em saber o que é timesheet e como usá-lo?
Por uma boa gestão e produtividade, a ferramenta de timesheet tem ganhado bastante espaço na rotina corporativa. Só que eles geram, de maneira indireta e direta, outros benefícios no dia a dia. Alguns deles, logo abaixo:
- contribui com insights para identificar, no processo de trabalho, atividades supérfluas;
- facilita o planejamento do cronograma de produção;
- promove harmonia no ambiente de trabalho, uma vez que todos sabem o quanto podem (e devem) produzir;
- garante uma gestão de desempenho das equipes ao longo do horário de trabalho;
- evita o aumento de extensas — e custosas — jornadas de trabalho extras;
- serve como um auxiliar na tomada de decisão diária;
- gera um parâmetro interessante de precificação dos serviços, como a hora trabalhada por colaborador.
Ou seja: questões que influenciam na rotina, no preço e no valor do trabalho de sua equipe e no tempo investido em cada atividade.
Como funciona o timesheet?
De maneira simplificada e resumida, aprender o que é timesheet é a parte mais longa do processo. Isso porque a ferramenta online oferece um método de organização rápido e prático de utilizar.
Basta dedicar alguns minutos, ao fim do dia, para organizar as tarefas e avaliar o tempo de cada atividade com o que se espera de cada colaborador ao longo do expediente.
Além disso, após a configuração inicial do seu timesheet, o dia a dia estará devidamente cronometrado. Você ou a sua equipe não vão dedicar mais tempo no seu planejamento se a rotina permanece inalterada.
Por fim, assim que finalizado o expediente, basta conferir o relatório de produtividade. Por meio dele, você consegue identificar os gargalos de produção a fim de diagnosticar eventuais problemas no processo.
Às vezes, pode ser a desmotivação de um ou mais colaboradores ou, ainda, algumas condições ruins no meio de trabalho que interferem na expectativa produtiva.
Perceba, então, o quanto saber o que é timesheet pode contribuir para uma tomada de decisão mais assertiva para os gestores.
Existem desafios em implantar essa ferramenta?
No geral, o maior deles consiste em conscientizar a equipe a respeito da importância em utilizar a plataforma de timesheet. Para muitos colaboradores, a ferramenta atrapalha, justamente, por monitorar o tempo dos colaboradores.
Portanto, o gestor deve tomar a frente e explicar o quanto aquilo pode ajudar a empresa a crescer mais — o que, por consequência, gratifica também os seus funcionários.
Por exemplo: para os profissionais que ainda não sabem o que é timesheet, o gestor pode apresentá-lo como um meio eficiente de monitorar a produtividade com base em metas pré-estipuladas.
Ao perceberem que eles alcançam os números propostos gradualmente, a motivação é maior — bem como a satisfação dos colaboradores. Uma boa maneira de equilibrar as expectativas e a superação das mesmas.
Como implantar o que é timesheet na empresa?
Pois agora que já vimos o que é timesheet é chegada a hora de avaliar os principais pontos para planejá-lo e, então, aplicá-lo no dia a dia. Abaixo, a nossa sugestão, passo a passo:
- apresente a ideia aos colaboradores, reduzindo as inseguranças e insatisfações, e focando nos benefícios em utilizá-lo;
- encontre a solução que melhor atenda às suas necessidades. Muitos softwares de gestão, hoje em dia, contam com esse tipo de ferramenta;
- capacite os colaboradores a fazerem uso da ferramenta de timesheet, escolhida. Faça isso antes de implementá-la para que a transição ocorra com o menor número possível de obstáculos;
- defina metas menores, inicialmente, e aumente os desafios ao longo do tempo. Isso motiva a equipe e permite um gradual desenvolvimento da produtividade interna;
- estabeleça metas em curto, médio e longo prazo;
- planeje a rotina e avalie, periodicamente, os relatórios a fim de mensurar os indicadores de produtividade da equipe.
Viu como não é difícil entender o que é timesheet e como ele pode fazer a diferença na gestão do tempo na sua empresa?
Que tal ajudar-nos, agora, a complementar este post? Compartilhe conosco nos comentários as suas experiências com isso, e aponte o quanto o timesheet pode ajudar na organização de suas equipes!
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