Por quanto tempo devo guardar contas pagas? Conheça os principais prazos

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“Por quanto tempo devo guardar contas pagas”?

Certamente, você já se fez essa pergunta ou pelo menos ouviu isso de alguém. Pois, é natural que tenhamos todo o cuidado para armazenar os boletos quitados, uma vez que eles são os comprovantes oficiais dos pagamentos que realizamos.

Nesse processo de quanto tempo guardar contas pagas, mora uma pegadinha: cada conta e/ou despesa tem um prazo específico para ficar guardada.

Não é à toa que essa questão gera tanta dúvida na mente do consumidor brasileiro, que deseja se manter em dia e em bons termos com seus prestadores de serviço.

Pensando nisso, preparamos este post, onde explicaremos por quanto tempo devo guardar contas pagas. Também reunimos algumas dicas, a fim de auxiliar na organização de documentos da sua casa. 

Boa leitura!

Por quanto tempo devo guardar contas pagas?

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Como já adiantamos, a resposta mais objetiva é também pouco conclusiva: depende.

Mas calma, é fácil de entender o motivo disso. Cada uma delas tem uma relação diferente com o consumidor e com a prestação de contas que normalmente temos que fazer.

É por isso que muitos documentos fiscais devem ser guardados por anos, enquanto algumas contas de despesas básicas do dia a dia, não exigem muito tempo de armazenamento, como por exemplo a conta de luz.

Mas não vamos nos adiantar em respostas, pois ainda há muito para ser explicado. Para que fique mais fácil de compreender, vamos segmentar os tópicos abaixo com os tipos específicos de documentos e por quanto tempo precisa guardar boletos pagos.

1. Contas de consumo

As contas de consumo como água, energia elétrica e telefone, entre outras, podem ser descartadas tão logo as prestadoras desses serviços encaminhem a declaração anual de quitação de débitos.

Isso ocorre anualmente, sempre no mês de maio de acordo com a lei federal 12.007/09 e também segundo as leis de cada estado do país.

Essa declaração pode ocorrer tanto na fatura seguinte, informando ao consumidor a adimplência ou a identificação de dívidas ativas, quanto por meio de um documento específico para notificá-lo.

Assim que você receber esse tipo de comunicado, sua resposta à pergunta “por quanto tempo devo guardar contas pagas” é solucionada e os documentos mensais podem ser descartados, sendo necessário guardar somente a declaração anual de quitação de débitos de cada ano.

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2. Seguros

Propostas de seguro e também as respectivas apólices dos serviços — seja de veículo, pessoal ou residencial, entre outros — devem ser guardados também pelo período de um ano.

No entanto, aí vai a diferença: esse período só deve ser contado a partir do fim da vigência da apólice.

3. Multas de trânsito

E por quanto tempo devo guardar contas pagas de multas de trânsito? Por dois anos, pelo menos. Esse é o tempo que tempo você deve guardar contas pagas relacionadas às infrações de trânsito.

Agora, quando estamos falando de infrações já quitadas, o período se alonga e passa a ser de três anos.

4. Recibos de pagamento de aluguel

Todo recebimento de aluguel de propriedade anterior à data de 11/01/1993 deve ser mantido em um local seguro por 20 anos de acordo com o Código Civil de 1916.

Aproveitando o assunto imóvel, também vale apontar as seguintes situações e os respectivos prazos de por quanto tempo devo guardar contas pagas de aluguel:

  • só descarte o contrato de aluguel três anos após a devolução das chaves do imóvel (e só conte a partir do recebimento do termo de extinção de aluguel);
  • comprovante de pagamento de cada parcela do imóvel financiado deve ficar guardado até que a mudança de propriedade seja efetivada no Registro de Imóveis.

5. Fatura do cartão de crédito

Mantenha-a arquivada em seus documentos pelo período de cinco anos.

6. Tributos

Entenda-se por tributos, os impostos anuais como o próprio Imposto de Renda e o IPTU e IPVA. O prazo de conservação desses documentos é de cinco anos.

No caso do IRRF, qualquer documento comprobatório deve ser guardado também pelo mesmo período.

7. Encargos trabalhistas

Embora não sejam contas, existe em comum a necessidade de manter essa documentação por um bom tempo. Para as organizações, isso se traduz em muitos problemas se não respeitados os prazos. 

Empresas de pequeno, médio e grande porte têm a necessidade idêntica de saber por quanto tempo guardar contas pagas. A distinção aqui está no volume de material arquivado, apenas.

Vale ficar de olho, então, em alguns prazos para a conservação desses documentos, sendo que eles variam conforme a necessidade e a origem desses documentos. Dê uma olhadinha, logo abaixo:

  • folhas de pagamento e sistemas dados trabalhistas e previdenciários devem ser mantidos por dez anos;
  • documentos comprobatórios para a aposentadoria, junto ao INSS, devem ser arquivadas por 20 anos;
  • FGTS, GFIP e GRFC devem ser mantidos por 30 anos.

Ainda no que diz respeito à documentação trabalhista, o contrato de trabalho e o registro de um funcionário deve ser mantido por tempo indeterminado. Ou seja: para sempre.

Como agilizar o processo de armazenamento de contas pagas?

Que tal falarmos sobre o que pode ser feito para tornar o processo de guardar contas pagas  menos maçante e volumoso?

Siga nossas dicas abaixo e dê uma aliviada na quantidade de papel acumulado dentro de casa:

  • solicite os documentos em versão digital (quando possível). Assim, basta criar uma pasta de armazenamento no seu e-mail e livrar-se da pilha de papéis;
  • escaneie a documentação. Por mais que você possa não se livrar de toda a papelada, ao menos você tem uma garantia extra caso os materiais sejam perdidos;
  • guarde notas fiscais de compra. Elas podem ser bastante úteis caso você tenha que acionar o seguro ou solicitar a devolução do produto.

Caso precise de uma ajudinha extra, nesse sentido, não deixe de conferir também nosso artigo que explica como organizar as contas!

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