Produtividade no trabalho: 9 dicas para melhorar o desempenho

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Aprender como melhorar a produtividade no trabalho é um processo contínuo, já que uma série de fatores interferem direta e indiretamente nas soluções descobertas de tempos em tempos.

Quando se adaptam às mudanças, as empresas mantêm os índices sempre elevados e em desenvolvimento, extraindo o melhor dos seus colaboradores.

Sabemos que no dia a dia corporativo a quantidade de horas trabalhadas corresponde à eficiência dos colaboradores.

Só para usar um exemplo: quanto mais as pessoas trabalham, mais estressadas, cansadas e desmotivadas elas ficam. Especialmente se não recebem premiações por isso corretamente.

Daí, a importância de aprender como melhorar a produtividade no trabalho e, assim, cumprir as horas de trabalho, engajar as equipes e aumentar o nível de satisfação dos colaboradores em geral.

Claro que essa afirmação é a parte mais fácil do trabalho. Isso porque engajar continuamente os colaboradores é um compromisso incessante. Por isso, o RH e os gestores devem se reunir para discutir as melhores alternativas de como melhorar a produtividade no trabalho.

E nós temos uma boa seleção de dicas por onde você pode começar. Continue lendo este artigo e aprenda tudo sobre produtividade no trabalho.

Boa leitura!

O que é produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho é a avaliação do desempenho de um colaborador nas suas funções.

Se o funcionário cumpre corretamente suas atividades diárias e evita a procrastinação no trabalho, ele consegue entregar suas tarefas com qualidade e dentro do prazo.

Alguns profissionais ainda lidam com metas numéricas de desempenho, mas hoje não são apenas os números que entram na avaliação. É importante que as empresas deem condições para sua equipe trabalhar, valorizando o bem-estar no trabalho.

Qual a importância da produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho é importante porque se a equipe é produtiva significa que ela está motivada nas suas funções. Isso contribui diretamente para a retenção de talentos na empresa.

Quando um profissional se sente desmotivado, não importa quantas dicas de produtividade no trabalho ele receba, algo internamente não vai ser atingido por esses estímulos.

Os motivos para a desmotivação são inúmeros. Por isso, é importante que a empresa acompanhe o desempenho de cada profissional e abra espaço para feedbacks.

Leia também >>> Como fazer feedback com funcionários: 7 passos certeiros.

Como melhorar a produtividade no trabalho?

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A seguir, reunimos nove ações principais que você pode tomar para melhorar a produtividade no trabalho. São elas:

1. Aprenda a delegar
2. Avalie as tarefas para cada característica do colaborador
3. Comunique-se com eficiência
4. Estabeleça objetivos claros
5. Incentive os funcionários
6. Treine e desenvolva os colaboradores
7. Invista em flexibilidade na rotina de trabalho
8. Valorize a cultura do feedback
9. Invista em novas tecnologias

Aprenda como colocar cada uma em prática.

1. Aprenda a delegar

É uma dica para melhorar a produtividade no trabalho um tanto óbvia, mas que muitos gestores esquecem de colocar em prática no dia a dia, sabia?

Isso porque muitos assumem os seus cargos como uma verdadeira missão e se lembram de confiar algumas tarefas à sua equipe, centralizando o poder e a autonomia do seu setor.

Só que com isso, o gestor pode minar o desenvolvimento de muitos talentos e perspectivas diferentes capazes de melhorar os processos e dar mais espaço para os líderes assumirem posições mais estratégicas.

Estimule os líderes a atribuírem novas — e mais — responsabilidades aos funcionários qualificados e faça-os entender que eles podem confiar no nível de excelência do trabalho praticado por eles.

O RH os contratou por um bom motivo, então, é importante dar uma chance de eles provarem que foi uma decisão acertada.

Para você entender melhor como fazer isso, recomendamos que você leia também o artigo: ‘Dar liberdade aos colaboradores traz prejuízos ou melhoras no desempenho?’.

2. Avalie as tarefas para cada característica do colaborador

Em complemento à dica anterior, é importante saber antecipadamente as habilidades e talentos de cada colaborador para aumentar a produtividade no trabalho.

Isso faz com que cada tarefa delegada seja o mais assertiva possível com o perfil dos profissionais selecionados.

Por exemplo: dedique uma tarefa criativa a quem é mais contemplativo e/ou responde melhor a esse tipo de atividade, e não a quem prefere cumprir à risca os manuais ao realizar uma tarefa.

3. Comunique-se com eficiência

A comunicação é a chave para abrir muitas portas em qualquer lugar, dentro e fora da empresa. Mas veja só: ela também é fundamental para melhorar a produtividade no trabalho.

Um exemplo simples: gestores que não comunicam a importância de uma tarefa, sua complexidade, não expõem os objetivos e os resultados desejados podem esperar o quê dos seus profissionais?

Sem falar em reuniões extensas e frequentes demais, e-mails longos e constantes — e todos eles sem a menor necessidade. É importante compreender que o ruído na comunicação é tão tóxico quanto a falta de informações.

Por isso, valorize o poder de comunicação e estimule-o em todos os cargos da sua organização.

Confira o artigo ‘Como melhorar a comunicação interna na empresa‘ e descubra 6 segredos eficientes!

4. Estabeleça objetivos claros

Você não pode esperar melhorar a produtividade no trabalho sem uma gestão de metas específica estipulada. Quanto menos objetivos sua empresa tiver, menos produtivos serão os funcionários.

Portanto, mexa nessa equação garantindo a todos que você sabe o rumo que a empresa vai tomar e os meios para alcançar os objetivos. Com isso, todos podem se engajar com mais eficiência.

5. Incentive os funcionários

Gratificações, gamificação, feedbacks construtivos, recompensas, esforços para melhorar as relações interpessoais. Não faltam alternativas para se aproximar dos funcionários e incentivá-los continuamente.

Afinal de contas, uma das melhores maneiras para gerar incentivos aos funcionários é, de fato, dar a eles uma razão para isso. Reconheça um trabalho bem feito, por exemplo, aprecie-os e encoraje-os a serem cada vez melhores.

Ao decidir como recompensar as equipes, é possível entender como melhorar a produtividade no trabalho. E nem sempre as recompensas precisam ser materiais.

Folgas, elogios e o foco na qualidade de vida das pessoas são elementos funcionais que só têm a agregar na eficiência individual e coletiva. Outras dicas para isso são:

  • folgas remuneradas;
  • leve-os para almoçar, beber ou jantar fora;
  • envie notas, parabenizando os esforços e/ou conquistas;
  • crie cupons divertidos para produtos ou serviços e, até mesmo, um day off (dia de folga).

Não existem limites, portanto, para se aproximar da sua equipe e garantir mais engajamento da parte deles.

6. Treine e desenvolva os colaboradores

Não há investimento mais frutífero para melhorar a produtividade no trabalho que esse. Os treinamentos planejados são respostas às análises da gestão e do RH.

Por consequência, os temas dos treinamentos são focados no desenvolvimento de capacidades, habilidades e competências que necessitam de ajustes pontuais. E aí, os resultados são percebidos no aumento exponencial dos índices monitorados.

Sem falar, é claro, nas consequências diretas em seus profissionais: mais engajamento, gratidão e motivação para crescer na empresa e almejar novas posições internamente.

7. Invista em flexibilidade na rotina de trabalho

Tendência já consolidada no mercado, a rotina flexível — como home office ou profissionais trabalhando remoto — pode ser uma maneira funcional de melhorar a produtividade no trabalho.

Experimente ouvi-los para entender o que acham da ideia e faça testes menores inicialmente, aumentando-os à medida que os resultados monitorados forem avaliados quantitativa e qualitativamente.

8. Valorize a cultura do feedback

Avaliações de desempenho não são instrumentos que justifiquem eventuais demissões. São, essencialmente, instrumentos valiosos para melhorar a produtividade no trabalho.

Por meio deles, as pessoas entendem quais são os seus pontos fortes e os de melhoria, buscando alternativas constantemente para lapidar as suas habilidades e, assim, aumentar a sua eficácia.

Vale destacar, contudo, que essa ação deve ser planejada de acordo com as melhores práticas de comunicação.

Críticas devem ser construtivas e não intimidatórias. Os elogios também devem vir acompanhados de sugestões de melhorias. Afinal de contas, tudo é passível de desenvolvimento.

9. Invista em novas tecnologias

Por fim, uma dica elementar para melhorar a produtividade no trabalho: o investimento em tecnologias que melhore o ambiente produtivo.

Softwares de gestão, por exemplo, automatizam tarefas e geram mais tempo livre para os colaboradores investirem em atividades que demandem mais de sua capacidade analítica e estratégica. Ou seja: mais produtividade, sem mexer um dedo sequer.

4 ferramentas de produtividade no trabalho

Por falar em tecnologia, as ferramentas de produtividade no trabalho ajudam a melhorar alguns aspectos-chave do dia a dia das equipes.

Além disso, os recursos técnicos otimizam os custos da empresa, pois permitem que os funcionários trabalhem com mais agilidade ou acessem informações rapidamente.

Veja algumas dicas simples e baratas para investir:

Agenda digital

As agendas digitais são ferramentas de produtividade no trabalho fáceis de incluir na rotina de uma equipe. Se tem um colega que sempre esquece ou atrasada para os compromissos, uma agenda online elimina esse problema.

A maioria das ferramentas permite configurar eventos, lembretes e entrega de tarefas incluindo notificações, seja por e-mail ou pelo celular mesmo.

O Google Agenda é um exemplo bastante conhecido. Basta ter uma conta no Gmail para utilizá-lo. Como os serviços Google são bastante populares, todos os modelos e marcas de smartphones tem o aplicativo disponível para download.

Chats para comunicação interna

Os ruídos na comunicação da equipe influenciam diretamente na produtividade no trabalho. Isso porque se o responsável por um projeto, por exemplo, não faz um repasse completo para o grupo, surgem muitas dúvidas na hora de cada um fazer sua parte.

Então, além de melhorar a organização para fazer os repasses mais completos possíveis, é importante que as empresas tenham uma ferramenta de comunicação interna padrão. Assim, todos conseguem falar entre si com agilidade quando precisarem.

Dois exemplos de ferramentas de produtividade no trabalho são:

  • Slack (tem plano gratuito e pago);
  • Chat (ferramenta do Google disponível em todas as contas Google).

Organização de tarefas

Outra ferramenta de produtividade no trabalho é o Todoist, um aplicativo que faz a organização e o gerenciamento de tarefas.

Para ter produtividade, é importante saber priorizar atividades. Vale lembrar que é impossível ter duas prioridades ao mesmo tempo. Você pode até ter duas tarefas urgentes, mas uma necessariamente precisa “ganhar” no quesito prioridade.

Com o Todoist, você pode organizar suas listas para não esquecer nenhum passo do seu dia. Além disso, você pode fazer checklists para compartilhar com os colegas e ajudar na produtividade deles também.

Gestão do tempo

O tempo também anda de mãos dadas com a produtividade no trabalho. Por isso, é importante aproveitar as ferramentas que existem para aproveitar melhor o dia.

Se você trabalha em frente ao computador o dia todo, sabe que a rotina é cansativa e fazer pausas é essencial.

Para ter mais foco na execução das suas tarefas, utilize a técnica pomodoro.  Resumindo, a dinâmica é simples: 25 minutos de foco total e, depois, 5 minutos de pausa.

As extensões para navegadores web ajudam a automatizar a contagem e você nem precisa se preocupar com o relógio. O Marinara: Assistente Pomodoro® é uma excelente opção entre inúmeras disponíveis online para usar no seu Google Chrome. #ficaadica

Como ser uma pessoa mais produtiva e organizada?

Para ser uma pessoa mais produtiva e organizada, sigas as seguintes dicas:

  • organize diariamente suas tarefas por ordem de prioridade;
  • inclua pausas para descanso;
  • use fones de ouvido para amenizar os ruídos;
  • foque nas tarefas concluídas para manter o bom desempenho no dia.

O que pode impedir ou diminuir a produtividade no trabalho?

Os principais fatores que impedem ou diminuem a produtividade no trabalho são desajustes na rotina como:

  • a falta de organização das atividades diárias;
  • o excesso de trabalho (ficar mais tempo só para “render mais um pouco”);
  • os erros ou a falta total de comunicação entre a equipe, o que causa refações ou emperra o começo do trabalho;
  • a falta de segurança em relação ao cargo que ocupa, que pode ser corrigida com treinamentos, por exemplo.

Ajude seus funcionários a trabalharem melhor

Além de ajudar a melhorar a produtividade no trabalho, outros benefícios, especialmente os financeiros, são formas de incentivar e motivar a equipe. 

Conheça a ferramenta Xerpay e saiba como funciona o sistema que implementa o pagamento sob demanda, ou seja, os colaboradores de uma empresa podem antecipar parte de seus salários quando precisarem.

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Essa ferramenta está mudando a forma como os funcionários lidam com o seu salário e gerando mais satisfação e motivação no trabalho.

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