Terceirização da folha de pagamento: saiba como funciona e conheça seus benefícios

Organizar a folha de pagamento sem dúvida está entre os maiores desafios da rotina empresarial. Até por isso, muitas empresas vêm optando pela terceirização da folha de pagamento, onde uma companhia externa assume essa tarefa. 

Nesse caso, profissionais com maior expertise no tema, ou seja, especializados em cálculos e leis trabalhistas é que ficam responsáveis por cuidar dessa burocracia. Assim, a empresa contratante consegue focar mais em questões estratégicas, de gestão de pessoas

Segundo uma pesquisa realizada pelo Grand View Research, em 2020 os gastos com o mercado de terceirizações de serviços, também chamado de BPO (Business Process Outsourcing), superaram os US$ 237 bilhões. 

Mas, será que de fato vale a pena apostar na terceirização da folha de pagamento? Neste artigo você descobrirá: 

  • O que é BPO? 
  • O que é a terceirização da folha de pagamento?
  • Quais os benefícios da terceirização da folha de pagamento? 
  • Qual a diferença entre internalização e terceirização?
  • Quais cuidados tomar antes de terceirizar a folha de pagamento? 
  • Quanto custa um serviço de BPO de folha de pagamento?

Boa leitura! 

O que é BPO?

O termo BPO é a sigla da palavra Business Process Outsourcing, que em português significa “Terceirização de Processos de Negócios”. Já falamos sobre o tema em outro artigo, leia aqui.  

Essa estratégia acontece quando uma empresa recorre a outra companhia para assumir/controlar alguma de suas atividades. 

Isto é, uma empresa terceirizada, com uma expertise específica, assume parcialmente ou completamente determinada área, ou setor da organização que lhe contratou. 

Uma das rotinas mais comuns nesse plano é a terceirização da folha de pagamento, falaremos sobre ela a seguir. 

O que é a terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento ou BPO de folha de pagamento consiste na transferência dessa rotina para uma empresa terceirizada. Nesse caso, a companhia contratada irá assumir essa rotina, considerada uma das mais complexas da empresa. 

Isso significa que essa empresa terceirizada será a responsável por resolver tudo que envolve a folha de pagamento, como: 

  • cálculos de salário, férias ou adiantamentos
  • armazenamento de documentos;
  • rescisões e admissões; 
  • alterações de salários e cargos; 
  • emissões de guias de recolhimento; 
  • gestão de documentos e envio de dados para o e-Social;

Essas são algumas das tarefas executadas pela empresa contratada diante de uma terceirização da folha de pagamento

Com isso, a empresa que contrata esse serviço otimiza esse trabalho, diminui as chances de erros e fica amparada por uma equipe de especialistas para evitar problemas no âmbito da legislação trabalhista. 

Quais os benefícios da terceirização da folha de pagamento?

A terceirização da folha de pagamento pode proporcionar inúmeros benefícios para a empresa que aposta nessa estratégia, sendo que o principal é poder se livrar de uma rotina extremamente burocrática para focar em questões mais estratégicas da organização. 

Porém, os benefícios não param por aí, abaixo elencamos alguns dos principais motivos pelo qual as empresas acabam optando pela terceirização da folha de pagamento. 

Evita falhas nesse processo

O fechamento da folha de pagamento é um dos processos mais complexos e demorados da empresa. Com inúmeros cálculos, prazos e regras, qualquer erro nesse sentido pode acarretar no pagamento de multas e até mesmo em processos trabalhistas

Contudo, com a terceirização da folha de pagamento a empresa pode evitar qualquer falha nessa rotina. Visto que, uma empresa especializada na área possui profissionais com expertise para executar a tarefa, que estarão completamente focados neste trabalho. 

Reduz o tempo dedicado a essa rotina

Outro grande empecilho na organização da folha de pagamento é o tempo dedicado a essa rotina. Pela sua complexidade, um olhar atento aos detalhes é imprescindível e a empresa acaba todos os meses dedicando horas e horas a essa burocracia. 

Com a terceirização da folha de pagamento a empresa abre um espaço na sua rotina para focar em questões estratégicas (vendas, marketing, gestão de pessoas), tornando o fluxo de trabalho mais rápido e eficaz. 

Já que a responsabilidade da organização da folha passa a ser dessa empresa contratada, que inclusive se aproveitando de sua expertise pode agilizar esse processo de fechamento. 

Oferece maior segurança no armazenamento de dados

 A segurança é essencial para qualquer rotina da empresa, ainda mais quando se trata de dados pessoais dos colaboradores. Em muitos casos a empresa mal sabe que esses dados estão expostos a riscos de vazamento e fraudes, por um software interno inseguro. 

Ao optar pela terceirização da folha de pagamento, a companhia acaba elevando a segurança de dados nesse processo. Posto que essas empresas, por estarem focados neste tipo de trabalho, investem rotineiramente em uma estrutura de ponta. 

Possuindo servidores seguros, em nuvem, com backups diários, criptografia de alto nível e uma gestão de dados em conformidade com a lei. 

Gera economias 

A construção de um sistema de armazenamento de dados seguro ou até a contratação de profissionais com grande conhecimento das leis trabalhistas pode comprometer boa parte do capital da empresa. 

Contudo, essa realidade é essencial já que o fechamento da folha não permite erros. 

Quando uma empresa decide pela terceirização da folha de pagamento, além de reduzir o tempo dedicado a essa burocracia, que pode significar focar em novas ideias e projetos, ela economiza em estrutura física para comportar esse sistema de armazenamento de dados. 

Isso porque, a empresa terceirizada já comporta todos os recursos necessários para que a contratante possa abrir mão de investimentos internos nessa rotina. 

Com a BPO da folha de pagamento não existe também a necessidade da empresa contratante admitir mais funcionários para cuidar dessa burocracia e nem se torna necessário o investimento interno em softwares, já que a empresa terceirizada oferecerá todos esses recursos. 

Potencializa a produtividade desse setor 

Com a terceirização da folha de pagamento, a produtividade da equipe e dos setores envolvidos no fechamento da folha é elevada. Visto que esses profissionais poderão abrir mão dessa burocracia ganhando tempo para se dedicar ao core business da empresa. 

Nesse repasse de responsabilidade, referente a gestão da folha de pagamento para a empresa terceirizada, é possível ganhar boas horas de dedicação para a criação de novos projetos, implementação de novas ideias e o gerenciamento de atividades estratégicas, que realmente farão a empresa crescer e lucrar. 

Qual a diferença entre internalização e terceirização?

A internalização da folha de pagamento, como o próprio nome diz, se refere a gestão dessa rotina dentro da empresa, um controle interno dessa tarefa. Nesse caso a empresa precisa dedicar um setor ou uma série de profissionais para atender essas demandas diariamente. 

Por outro lado, a terceirização ocorre quando a empresa entrega parcialmente ou completamente essa rotina para uma empresa terceirizada e capacitada nesta tarefa. 

Essa empresa, por sua vez, oferecerá uma equipe especializada nas leis trabalhistas, cálculos ou em qualquer questão que envolva a folha de pagamento. 

Sem contar que oferecerá um software específico para gerir esse processo, facilitando a comunicação entre os envolvidos no processo. 

Quais cuidados tomar antes de terceirizar a folha de pagamento?

Como qualquer serviço, a terceirização da folha de pagamento requer da empresa uma análise minuciosa e prévia antes de efetuar a contratação desse serviço. 

Então, abaixo separamos alguns dos principais cuidados que sua companhia deve tomar antes de fechar negócio: 

  • faça uma pesquisa sobre a imagem da empresa no mercado; 
  • fusque referências sobre a empresa;
  • fique atento aos comprovantes de pagamento relacionados às obrigações trabalhistas (fiscais e da previdência); 
  • verifique se o modelo da empresa é adaptável a sua realidade;
  • analise se a atividade-fim dela é a gestão de folha de pagamento; 
  • acompanhe a execução do processo, avalie a qualidade e o cumprimento de prazos.

Quanto custa um serviço de BPO de folha de pagamento?

O custo para terceirizar folha de pagamento costuma variar, dependendo do tamanho da empresa, número de funcionários, serviços que o BPO terá que assumir, atividades envolvidas na proposta e a complexidade do processo. 

Atualmente, segundo um levantamento do oHub, o valor de uma terceirização de pagamento varia no Brasil, ficando entre R$ 250,00 a R$ 7.150,00, considerando o porte da empresa contratada e o número de funcionários. 

Como você pode ver, a terceirização da folha de pagamento pode ser extremamente vantajosa para a empresa se for bem organizada e planejada. Posto que, assim a empresa pode agilizar esse processo burocrático e focar em atividades estratégicas. 

Salário sob demanda: economia para a empresa, bem-estar para o colaborador

A terceirização da folha de pagamento pode ser uma da empresa realizar pagamentos com mais fácilidade, e também ter seus custos reduzidos com a contratação de uma equipe especializada nisso. Outra benefício corporativo que pode beneficiar a saúde financeira do negócio e também do colaborador, é o salário sob demanda.

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Essa ferramenta está mudando a forma como os funcionários lidam com o seu salário e gerando mais satisfação e motivação no trabalho.

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Esperamos que nossas dicas te ajudem a conquistar uma saúde financeira ampla e cheia de realizações!

 

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